Agence de voyages : répondre aux demandes de soumission avant que le client réserve ailleurs

2026-10-31 · Aveira

Un couple écrit à votre agence un mardi soir : dix jours en Italie en mai, budget à préciser, départ de Montréal. Ils écrivent aussi à une autre agence, et ils regardent les forfaits en ligne. La première réponse qui leur pose les bonnes questions a de bonnes chances de gagner le dossier.

Ce guide vous aide à mesurer combien de temps vos demandes de soumission attendent, et ce que ces délais coûtent à votre agence. Pour voir comment nos assistants s'en occupent, consultez nos assistants pour agences de voyages.

Pourquoi la soumission voyage est une course

Une demande de soumission demande du travail : comprendre le voyage souhaité, vérifier les disponibilités, comparer des options. C'est justement pour ça qu'elle attend. Le conseiller veut envoyer une soumission complète, et pendant qu'il la prépare, le client n'a aucune nouvelle.

Or le client, lui, ne voit que le silence. Une réponse courte et rapide (« Bien reçu, voici trois questions pour préparer votre soumission ») le garde avec vous pendant que vous travaillez.

Où les demandes attendent

Le soir et la fin de semaine, quand les gens planifient leurs vacances.
En haute saison, quand chaque conseiller a déjà plusieurs dossiers ouverts.
Quand la demande est floue : pas de dates, pas de budget. Elle est mise de côté « pour plus tard ».
Entre plusieurs canaux : formulaire du site, courriel général, Facebook, téléphone.

Mesurez votre propre délai

Prenez les 30 dernières demandes de soumission. Pour chacune :

Champ	Ce que vous notez
Reçue le	jour et heure
Premier contact le	jour et heure
Soumission envoyée le	jour et heure
Résultat	réservé, perdu, sans nouvelles

Regardez ensuite deux délais séparément : le premier contact, et la soumission complète. Le premier est souvent le plus facile à réduire.

Mettez un chiffre sur la fuite

Demandes perdues ou sans nouvelles sur 12 mois × part qui aurait pu réserver avec une réponse plus rapide (votre hypothèse) × revenu moyen que vous laisse un dossier (commissions et frais de service).

La part qui aurait pu réserver est une hypothèse. Pour la rendre plus solide, comparez votre taux de réservation sur les demandes répondues le jour même et sur celles répondues plus tard.

Ce que vous pouvez faire dès cette semaine

Un accusé de réception utile, envoyé dans l'heure, avec les questions qui manquent : dates, nombre de voyageurs, budget, aéroport de départ, type de voyage.
Un formulaire qui pose ces questions dès le départ, pour recevoir des demandes plus complètes.
Une règle de partage des demandes entre conseillers, écrite et connue de tous.
Une date promise pour la soumission complète, et tenue.

Où un assistant IA aide vraiment

Chez Aveira, c'est le rôle de Noah, l'accueil. Il répond en quelques minutes à une demande de soumission, en disant clairement qu'il est un assistant. Il pose les questions qui manquent, puis transmet au bon conseiller un dossier complet.

Ce que Noah ne fait jamais : se faire passer pour l'agence ou donner un prix. La soumission, le conseil et le prix restent l'affaire de vos conseillers, dans le cadre de votre permis d'agent de voyages et des règles de l'Office de la protection du consommateur.

Ensuite, Leo, le développement, relance poliment le client qui n'a pas répondu à sa soumission, avec votre accord.

Questions fréquentes

Les clients d'une agence de voyages veulent un conseiller, pas un robot. C'est vrai, et c'est pourquoi Noah ne conseille pas. Il fait gagner du temps au client et au conseiller, puis passe la main.

Et si la demande arrive en anglais ? Noah répond dans la langue du client, en français ou en anglais.

Mesurez ce que vos demandes vous coûtent

Notre audit gratuit compte, avec vous, les demandes de soumission restées trop longtemps sans réponse et ce qu'elles représentent en dollars. Un appel de 30 minutes, vos résultats en 48 heures.

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